Большая техническая энциклопедия
0 1 3 5 8
D N
А Б В Г Д Е Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Э Ю Я
ЗА ЗД ЗЕ ЗН ЗО ЗР

Заверительная надпись

 
Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.
Заверительную надпись ( лист-заверитель) помещают в конце дела.
Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
Количество листов дела выносится на обложку из заверительной надписи.
Выписки из документов заверяют проставлением тремя интервалами ниже реквизита Подпись заверительной надписи Верно, наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи и даты заверения.
Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита Подпись проставляют: заверительную надпись Верно ( без кавычек); должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи ( инициалы, фамилию), дату заверения. Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.
Если листы дела полностью перенумеровывают, то в этом случае составляют новую заверительную надпись, а старую надпись перечеркивают.
После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью проставляется дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями. Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.
Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись.
Для учета количества листов в делах постоянного и временного ( свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак - число листов внутренней описи, если она есть.
Заверительный лист к законченной описи представляет собой соединение двух понятий: итоговая запись ( в описи) и заверительная надпись ( в деле), так как в нем указывается количество дел, внесенных в опись, годы, к которым относятся дела, внесенные в опись, количество пронумерованных листов в сформированном томе и отдельно - количество листов оглавления.
В конце каждого дела постоянного или временного хранения для учета и фиксации количества содержащихся в нем листов делают заверительную надпись.
В конце каждого дела подшивают особый лист, желательно заготовленный типографским путем, на котором помещают так называемую заверительную надпись. Она является первичным учетным документом, в котором фиксируют количество листов, включенных в данное дело. После чего ставят дату и подпись лица, составившего заверительную подпись.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Подготовив дело, следует перейти к следующим этапам работы: описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов, а также к составлению заверительной надписи.
Перед подшивкой дел, из них удаляют металлические скрепления ( булавки, скрепки) и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи.
Кадровые документы временного срока хранения ( до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не положено нумеровать, заверительные надписи не составлять, не следует производить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом ( вместо обратного) хронологическом порядке.
Дела временного ( до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления ( булавки, скрепки) и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи.
От 0-го положения табулятора печатают следующие реквизиты: наименование министерства и ведомства, наименование учреждения, организации или предприятия, наименование структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа ( абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке, коды по ОКПО и ОКУД, название вида документа, дата, ссылка на номер и дату входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст ( без абзацев), отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизите подпись, гриф согласования, заверительную надпись Верно, дату при заверении копий, фамилию исполнителя и номер его телефона.
Стандартом установлено, что от 0-го положения табулятора печатают реквизиты: наименование министерства или ведомства, наименование учреждения, организации или предприятия, наименование структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа ( абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке, код по ОКПО ( для писем), название вида документа, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст ( без абзацев), отметку о наличии приложения, наименование должности в реквизите подпись, гриф согласования, заверительную надпись верно, дату при заверении копий, фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью проставляется дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.
Дела постоянного срока хранения нумеруются простым графитным карандашом в правом верхнем углу; если дело состоит из нескольких томов, каждый том нумеруется отдельно. В конце дела помещается заверительная надпись, в которой указывается количество пронумерованных листов, оговаривается наличие пропущенных и литерных номеров, а также внутренней описи, фотографий и других изобразительных материалов. В заверигельной надписи указываются дата ее составления, наименование должности составлявшего, его личная подпись и ее расшифровка.
Дела постоянного и временного хранения ( свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись.
При заверении копии документа ниже реквизита Подпись проставляют заверительную надпись Верно, наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.
Карточки, сдаваемых в архив картотек, нумеруют. Карточку, помещаемую в конце картотеки, представляющую собою заверительную надпись, не нумеруют.

Документы постоянного и долговременного хранения переплетают или подшивают в твердые папки, удалив при этом все металлические скрепления. Затем каждый лист дела нумеруют, проставляя итоги нумерации в заверительной надписи, подшиваемой в конце дела.
Научно-техническая обработка документации в архивах научно-исследовательских институтов, как правило, не проводится. Отчеты по темам, доклады, сообщения, статьи, диссертации и другие материалы сдаются в архив оформленными: они должны иметь обложки с заголовками, титульные листы, оглавление разделов, нумерацию листов, заверительную надпись. Технический архив при приеме научно-исследовательской документации проверяет правильность ее оформления.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии сотрудника бухгалтерии. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.
Совсем по-другому оформляются дела постоянного, временного ( свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются металлические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеруются, составляется заверительная надпись. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, которые также подшивают в дело.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии сотрудника бухгалтерии. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.
 
Loading
на заглавную 10 самыхСловариО сайтеОбратная связь к началу страницы

© 2008 - 2014
словарь online
словарь
одноклассники
XHTML | CSS
Лицензиар ngpedia.ru
1.8.11